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2020-3-3 Landesverordnung über die Kassenführung der Gemeinden des Landes |
| * | § 1 - Abs. 1 geändert durch Verordnung vom 29. September 1995 - Abs. 1 geändert durch Verordnung vom 29. November 2001. |
(1) Die Gemeindekasse darf Aufgaben nach § 1 Abs. 1 für andere (fremde Kassengeschäfte) nur erledigen, wenn dies durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch den Bürgermeister angeordnet ist. Eine Anordnung ist nur zulässig, wenn dies im Interesse der Gemeinde liegt und gewährleistet ist, daß die fremden Kassengeschäfte bei der Prüfung der Gemeindekasse mitgeprüft werden können.
(2) Diese Verordnung gilt für die Erledigung fremder Kassengeschäfte entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist.
Zur Erledigung von Kassengeschäften können Zahlstellen als Teile der Gemeindekasse eingerichtet werden; ihnen können auch Aufgaben nach § 1 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 übertragen werden. § 1 Abs. 3 gilt entsprechend. Der Bürgermeister regelt die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen.
Zur Leistung geringfügiger Barzahlungen, die regelmäßig anfallen, oder als Wechselgeld können einzelnen Dienststellen oder einzelnen Bediensteten Handvorschüsse gewährt werden. Wenn kein anderer Zeitpunkt bestimmt wird, ist über die Handvorschüsse monatlich abzurechnen. Der Bürgermeister hat die erforderlichen Maßnahmen für eine ordnungsmäßige Verwaltung der Handvorschüsse zu treffen.
(1) Die Gemeindekasse ist so einzurichten, daß
sie ihre Aufgaben ordnungsmäßig und wirtschaftlich erledigen kann,
für die Sicherheit der Bediensteten gegen Überfälle angemessen gesorgt ist,
für Buchungsvorgänge eingesetzte technische Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden können und
die Zahlungsmittel, die zu verwahrenden Wertgegenstände, die Bücher und Belege sicher aufbewahrt werden können.
(2) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von denselben Beamten oder Angestellten wahrgenommen werden. Buchhalter und Kassierer dürfen nicht bis zum dritten Grade verwandt oder bis zum zweiten Grade verschwägert oder durch Adoption, Ehe oder Lebenspartnerschaft verbunden sein.
(3) Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge und -vollmachten, Schecks und Postschecks sollen von zwei Beamten oder Angestellten unterzeichnet werden.
(4) Sendungen, die an die Gemeindekasse gerichtet sind, sind ihr ungeöffnet zuzuleiten. Zahlungsmittel und Wertsendungen, die bei einer anderen Dienststelle der Gemeinde eingehen, sind unverzüglich an die Gemeindekasse weiterzuleiten.
(1) Die Gemeindekasse darf, wenn in dieser Verordnung nichts anderes bestimmt ist, nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung (Kassenanordnung)
Einnahmen annehmen oder Ausgaben leisten und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Zahlungsanordnung: Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung),
Buchungen vornehmen, die das Ergebnis in den Büchern ändern und die sich nicht in Verbindung mit einer Zahlung ergeben (Buchungsanordnung),
Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Einlieferungs- oder Auslieferungsanordnung).
Sie darf Kassenanordnungen, die in der Form nicht dieser Verordnung entsprechen, erst ausführen, wenn die anordnende Stelle die Anordnung berichtigt hat.
(2) Der Bürgermeister regelt die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen. Die Namen und Unterschriften der Beamten oder Angestellten, die Anordnungen erteilen dürfen, sowie der Umfang der Anordnungsbefugnis sind der Gemeindekasse mitzuteilen. Wer nach den §§ 11 und 12 zugleich die sachliche und die rechnerische Richtigkeit bescheinigt, soll nicht auch die Zahlungsanordnung erteilen.
Die Zahlungsanordnung muß mindestens enthalten
den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag,
den Grund der Zahlung,
den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten,
den Fälligkeitstag,
die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,
die Bestätigung, daß die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit nach § 11 Abs. 1 oder § 12 Abs. 2 vorliegt,
das Datum der Anordnung und
die Unterschrift des Anordnungsberechtigten.
Die Bestätigung nach Satz 1 Nr. 6 entfällt, wenn die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit (§ 11 Abs. 1 oder § 12 Abs. 2) mit der Zahlungsanordnung verbunden ist.
(1) Eine allgemeine Zahlungsanordnung kann sich auf die Angaben nach § 7 Abs. 1 Nrn. 2, 5, 7 8 beschränken. Sie ist zulässig für
Einnahmen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne daß der Zahlungspflichtige oder die Höhe vorher feststehen,
regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, für die der Zahlungsgrund und die Empfangsberechtigten, nicht aber die Höhe für die einzelnen Fälligkeitstermine feststehen,
geringfügige Ausgaben, für die sofortige Barzahlung üblich ist,
Ausgaben für Gebühren. Zinsen und ähnliche Kosten, die bei der Erledigung der Aufgaben der Gemeindekasse anfallen.
(2) Der Bürgermeister kann für Einnahmen, die nach Rechtsvorschriften oder allgemeinen Tarifen erhoben werden, eine allgemeine Zahlungsanordnung zulassen, wenn gewährleistet ist, daß die Gemeindekasse rechtzeitig vor den Fälligkeitstagen die Unterlagen über die anzunehmenden Beträge erhält.
Die Gemeindekasse kann angewiesen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen oder einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Gemeindekasse abbuchen zu lassen. Eine solche Anweisung darf der Gemeindekasse nur erteilt werden, wenn
zu erwarten ist, daß der Empfangsberechtigte ordnungsmäßig mit der Gemeindekasse abrechnet,
die Forderungen des Empfangsberechtigten zeitlich und der Höhe nach abzuschätzen sind und
gewährleistet ist, daß das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag auf dem Konto der Gemeindekasse wieder gutschreibt, wenn der Bürgermeister in angemessener Frist der Abbuchung widerspricht.
Von der Voraussetzung nach Satz 2 Nr. 3 kann abgesehen werden, wenn der Empfangsberechtigte eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist.
(1) Ist für die Gemeindekasse zu erkennen, daß sie empfangsberechtigt ist, hat sie Einnahmen auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen und zu buchen. Die Annahmeordnung ist unverzüglich einzuholen.
(2) Ohne Annahmeanordnung dürfen angenommen und gebucht werden
Kassenmittel, die die Gemeindekasse von einer anderen Stelle für Auszahlungen für Rechnung dieser Stelle erhält,
Einnahmen, die irrtümlich bei der Gemeindekasse eingezahlt und nach Absatz 3 Nr. 2 zurückgezahlt oder weitergeleitet werden, und
Einnahmen, die die Gemeindekasse nach § 1 Abs. 1 Satz 2 selbst festsetzt.
(3) Ohne Auszahlungsanordnung dürfen ausgezahlt und gebucht werden
die an eine andere Stelle abzuführenden Mittel, die für deren Rechnung angenommen wurden,
irrtümlich eingezahlte Beträge, die an den Einzahler zurückgezahlt oder an den Empfangsberechtigten weitergeleitet werden.
(1) Jeder Anspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die Richtigkeit ist schriftlich zu bescheinigen (Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit). In den Fällen des § 10 Abs. 2 Nrn. 1 und 2 und Abs. 3 entfällt eine Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit.
(2) Bedarf es einer Annahmeordnung oder Auszahlungsanordnung nach § 7, ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit vor Erteilung der Anordnung festzustellen. Sonst ist die Feststellung nach Eingang oder Leistung der Zahlung unverzüglich nachzuholen. Die anordnungsberechtigte Stelle hat der Gemeindekasse eine Bestätigung, daß die Feststellung erfolgt ist, als Beleg zu übermitteln.
(3) Der Bürgermeister regelt die Befugnis für die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Beamten oder Angestellten der Gemeindekasse darf die Befugnis nur erteilt werden, wenn und soweit der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann; § 1 Abs. 3 gilt entsprechend.
(1) Werden die Anprüche oder Zahlungsverpflichtungen im automatisierten Verfahren ermittelt, muß sichergestellt sein, daß
gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert, vom Anwender geprüft und freigegeben sein,
die Daten vollständig und richtig erfaßt, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
die gespeicherte Daten nicht verlorengehen und nicht unbefugt verändert werden können,
die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datenträger bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Belege verfügbar und
die in Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.
Der Bürgermeister regelt das Nähere über die Sicherung des Verfahrens. Läßt die Gemeinde Kassengeschäfte von einer anderen Stelle besorgen, ist die Sicherung des Verfahrens durch Vertrag zu regeln.
(2) Je nach Art des automatisierten Verfahrens ist anstelle der Feststellung nach § 11 Abs. 1 zu bescheinigen, daß die dem Verfahren zugrunde gelegten Daten sachlich und rechnerisch richtig und vollständig ermittelt und erfaßt und mit den gültigen Programmen ordnungsmäßig verarbeitet wurden und die Datenausgabe vollständig und richtig ist. § 11 Abs. 2 gilt entsprechend.
| * | § 12 Abs. 1 geändert durch Verordnung vom 29. September 1995. |
(1) Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit unbar abzuwickeln.
(2) Zahlungsmittel dürfen nur in den Räumen der Gemeindekasse und nur von den damit beauftragten Beamten oder Angestellten angenommen oder ausgehändigt werden. Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von solchen Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die der Bürgermeister hierzu besonders ermächtigt hat.
(3) Die Gemeindekasse darf einem Mitarbeiter der Gemeinde keine Zahlungsmittel zur Weitergabe an andere aushändigen, es sei denn, daß die Weitergabe der Zahlungsmittel zu seinem Dienstauftrag gehört oder er die Zahlungsmittel als gesetzlicher Vertreter oder als Bevollmächtigter in Empfang nehmen kann.
(1) Für die Entgegennahme von Schecks, Postschecks und Wechseln trifft der Bürgermeister die nähere Regelung.
(2) Wechsel dürfen nur als Sicherheit entgegengenommen werden.
(3) Auszahlungen dürfen nicht durch Wechsel geleistet werden.
(1) Die Gemeindekasse hat über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und die nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen und geldwerte Drucksachen darstellt, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Über sonstige Einzahlungen hat die Gemeindekasse nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist der Zahlungsweg anzugeben.
(2) Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks oder Postschecks bewirkt, ist das in der Quittung anzugeben. In diesem Fall hat die Quittung den Vermerk "Eingang vorbehalten" zu enthalten.
(3) Der Bürgermeister regelt die Forn der Quittung und die Befugnis zu ihrer Erteilung. Die Regelung muß den Anforderungen an einen sicheren Zahlungsverkehr genügen. Bei Kleinbeträgen nach § 31 der Gemeindehaushaltsverordnung, die durch Automaten vereinnahmt werden, kann von einer Quittungsleistung abgesehen werden.
| * | § 15 geändert durch Verordnung vom 29. November 2001. |
(1) Hat der Bürgermeister der Gemeindekasse die Durchführung der Vollstreckungsmaßnahmen übertragen und sind diese eingeleitet worden, so soll die zuständige Dienststelle eine Stundung nur im Benehmen mit der Gemeindekasse bewilligen. Im übrigen hat sie Stundungen der Gemeindekasse unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Gemeindekasse darf unbeschadet des § 1 Abs. 1 Satz 2 und 3 Stundungen nicht gewähren.
(2) Die Gemeindekasse hat die unverzügliche Vollstreckung der Einnahmen zu veranlassen, die nicht rechtzeitig oder nicht vollständig eingegangen sind. Hat ihr der Bürgermeister die Durchführung der Vollstreckungsmaßnahmen übertragen, so kann sie hiervon zunächst absehen, wenn zu erkennen ist, daß
die Vollziehung des der Annahmeanordnung zugrunde liegenden Bescheids ausgesetzt wird oder
eine Stundung, Niederschlagung oder ein Erlaß in Betracht kommt.
Sie hat in diesen Fällen unverzüglich die Entscheidung der zuständigen Dienststelle herbeizuführen.
(1) Die Gemeindekasse hat die Ausgaben zu den Fälligkeitstagen zu leisten. Sie soll Forderungen der Gemeinde gegen Forderungen des Empfangsberechtigten aufrechnen.
(2) Ausgaben für Rechnung einer anderen Stelle sollen nur insoweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen.
(1) Die Gemeindekasse darf nur gegen Quittung bar auszahlen. Der Bürgermeister kann einen anderen Nachweis zulassen, wenn dem Empfänger die Ausstellung einer Quittung nicht möglich ist oder nicht zugemutet werden kann.
(2) Bei unbaren Auszahlungen ist auf dem Beleg anzugeben, an welchem Tag und auf welchem Weg die Zahlung geleistet worden ist.
(1) Die Gemeindekasse hat darauf zu achten, daß die für die Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. Der Bestand an Bargeld und die Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten sind auf den für Zahlungen notwendigen Umfang zu beschränken. Vorübergehend nicht benötigte Kassenmittel sind so anzulegen, daß sie bei Bedarf verfügbar sind.
(2) Der Bürgermeister regelt die Errichtung von Konten bei Kreditinstituten und die Bewirtschaftung des Kassenbestandes. Die anordnenden Stellen haben die Gemeindekasse unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Auszahlungen zu rechnen ist. Wenn der Bürgermeister nichts anderes bestimmt, hat ihn die Gemeindekasse über die Anlegung vorübergehend nicht benötigter Kassenmittel regelmäßig zu unterrichten.
(3) Muß der Kassenbestand vorübergehend aus Rücklagen oder durch Kassenkredite verstärkt werden oder können Rücklagen angelegt oder Kassenkredite zurückgezahlt werden, hat die Gemeindekasse unverzüglich die Weisung des Bürgermeisters einzuholen.
(1) Zahlungsmittel und Vordrucke für Schecks, Postschecks und Überweisungsaufträge sind sicher aufzubewahren.
(2) Die Gemeindekasse darf Zahlungsmittel, die nicht zum Kassenbestand gehören und Gegenstände, die ihr nicht zur Verwahrung zugewiesen sind, nicht im Kassenbehälter aufbewahren.
(1) Wertpapiere sollen einem Kreditinstitut gegen Depotschein zur Verwahrung übergeben werden. Im übrigen sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder nachweisen, von der Gemeindekasse zu verwahren. Das gleiche gilt für Gebührenmarken, andere Wertzeichen mit Ausnahme von Postwertzeichen und für geldwerte Drucksachen, die nach § 15 Abs. 1 Satz 1 ohne Quittung ausgegeben werden. Der Bürgermeister kann eine andere Dienststelle mit der Verwahrung beauftragen.
(2) Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Wertgegenstände ist Buch zu führen. Die Annahme und Auslieferung sind zu quittieren. § 13 Abs. 2 und 3 und § 20 Abs. 1 gelten entsprechend.
(3) Verwahrt die Gemeindekasse Wertpapiere, hat sie die Auslösung und Kündigung sowie die Zinstermine zu überwachen und die sonstigen Aufgaben des Verwahrers nach dem Gesetz über die Verwahrung und Anschaffung von Wertpapieren vom 4. Februar 1937 (RGBl. I S. 171), zuletzt geändert durch das Gesetz vom 17. Juli 1985 (BGBl. I S. 1507), wahrzunehmen.
| * | § 21 Abs. 3 geändert durch Verordnung vom 29. September 1995. |
Andere Gegenstände, die der Gemeinde gehören oder von ihr zu verwahren sind, können in geeigneten Fällen der Gemeindekasse zur Verwahrung zugewiesen werden. § 13 Abs. 2 und 3, § 20 Abs. 1 und § 21 Abs. 2 Satz 1 und 2 gelten entsprechend.
(1) Die Buchführung muß ordnungsmäßig, sicher und wirtschaftlich sein.
(2) Die Aufzeichnungen in den Büchern müssen vollständig, richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein; sie sind zeitnah vorzunehmen.
(1) Die Bücher können in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Speicherbuchführung) oder in visuell lesbarer Form (gebunden, geheftet in Loseblatt- oder Karteiform) geführt werden. Der Bürgermeister bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden.
(2) Bei der Speicherbuchführung muß sichergestellt sein, daß
gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert, vom Anwender geprüft und freigegeben sein,
die Daten vollständig und richtig erfaßt, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
die gespeicherten Daten nicht verlorengehen oder nicht unbewußt verändert werden können,
die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können; § 36 Abs. 3 bleibt unberührt,
die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsmäßigen maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datenträger bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher verfügbar bleiben,
Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden und
die in Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.
(3) Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen. Sie dürfen nur zur Berichtigung von Schreib- und Rechenfehlern und sonstigen offenbaren Unrichtigkeiten geändert werden. Änderungen müssen so vorgenommen werden, daß die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Werden die visuell lesbaren Buchungen in einem automatisierten Verfahren vorgenommen, gilt Absatz 2 Nr. 1 bis 3, 6 und 8 entsprechend.
(4) Der Bürgermeister regelt das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens. Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.
| * | § 24 Abs. 2 geändert durch Verordnung vom 29. September 1995. |
Die Einnahmen und Ausgaben sind in zeitlicher Reihenfolge im Zeitbuch und in sachlicher Ordnung im Sachbuch zu buchen.
(1) Die Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander einzeln oder nach Absatz 2 und 3 in Summen zusammengefaßt im Zeitbuch zu buchen. Die Buchung umfaßt mindestens
die laufende Nummer,
den Buchungstag,
einen Hinweis, der die Verbindung mit der sachlichen Buchung herstellt, und
den Betrag.
Gebuchte Beträge dürfen nach dem Tagesabschluß nicht mehr geändert werden. Bei Speicherbuchführung ist das Zeitbuch für jeden Buchungstag auszudrucken.
(2) Zum Zeitbuch können Vorbücher geführt werden, aus denen die Ergebnisse in das Zeitbuch übernommen werden. Für die Vorbücher gilt Absatz 1 Sätze 2 bis 4 entsprechend.
(3) Im Zeitbuch können mehrere Beträge aufgrund von Zusammenstellungen von Belegen zusammengefaßt gebucht werden. Die Zusammenstellungen sind als Belege zur Zeitbuchung aufzubewahren.
(1) Einzahlungen sind zeitlich zu buchen
bei unbaren Zahlungen am Tag, an dem die Gemeindekasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder ein übersandter Scheck oder Postscheck bei ihr eingeht,
bei Barzahlungen am Tag des Eingangs der Zahlungsmittel,
bei Aufrechnungen am Tag, an dem die Aufrechnungserklärung der Gemeindekasse bekannt wird, und
bei den von Gelderhebern erhobenen Einzahlungen am Tag, an dem der Gelderhaber mit der Gemeindekasse abrechnet.
(2) Auszahlungen sind zeitlich zu buchen
bei unbaren Zahlungen am Tag der Hingabe des Auftrags an das Kreditinstitut oder der Übersendung eines Schecks oder Postschecks bei Abbuchungen im Lastschrifteinzugsverfahren am Tag, an dem die Gemeindekasse von der Abbuchung Kenntnis erhält,
bei Barzahlungen am Tag der Übergabe oder Übersendung von Bargeld oder der Übergabe von Schecks oder Postschecks und
bei Aufrechnungen am Tag, an dem die Einnahmebuchung vorgenommen wird.
(3) Bei Verrechnungen zwischen verschiedenen Buchungsstellen sind Einnahmen und Ausgaben am selben Tag zu buchen.
(4) Wird im automatisierten Verfahren gebucht, können die Buchungen auch nach den in Absatz 1 bis 3 genannten Tagen vorgenommen werden. Sie sind unverzüglich und stets unter dem Datum vorzunehmen, das sich aus Absatz 1 bis 3 ergibt.
(1) Das Sachbuch ist so einzurichten, daß aus ihm der kassenmäßige Abschluß und die Haushaltsrechnung entwickelt werden können. Es ist zu gliedern in
das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für den Vermögenshaushalt,
das Sachbuch für Vorschüsse (Vorschußbuch) und das Sachbuch für Verwahrgelder und andere haushaltsfremde Vorgänge (Verwahrbuch); das Vorschußbuch und das Verwahrbuch können zusammengefaßt werden.
(2) Im Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und den Vermögenshaushalt sind die Einnahmen und die Ausgaben nach der Ordnung des Haushaltsplans zu buchen. Die Ordnung für die Buchung in den anderen Sachbuchteilen bestimmt der Bürgermeister, soweit der Innenminister keine verbindlichen Muster bekanntgegeben hat.
(3) Die sachliche Buchung umfaßt mindestens
die zur Sollstellung angeordneten Beträge,
die Einzahlungen und Auszahlungen,
den Buchungstag der Einzahlung oder Auszahlung und
Hinweise, die die Verbindung mit der zeitlichen Buchung und dem Beleg herstellen.
(4) Zum Sachbuch können Vorbücher geführt werden, deren Ergebnisse in das Sachbuch zu übernehmen sind. Für den Inhalt der Vorbücher gilt Absatz 3 entsprechend. Den Zeitpunkt der Übernahme bestimmt der Bürgermeister.
Die Einnahmen und Ausgaben sind aufgrund der Kassenanordnung oder der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit nach § 11 Abs. 1 oder § 12 Abs. 2 zum Soll zu stellen. Bei Auszahlungen kann die Sollstellung bis zur Zeitbuchung aufgeschoben werden. Die Ist-Buchung im Sachbuch soll mit der Zeitbuchung vorgenommen werden.
(1) Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten der Gemeindekasse ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen. Hiervon kann abgesehen werden, wenn durch das Zeitbuch oder auf andere Weise der Bestand und die Veränderungen der Konten überwacht werden können.
(2) Zum Nachweis der Tagesabschlüsse ist ein Tagesabschlußbuch zu führen.
(3) Die in Absatz 1 und 2 genannten Bücher können für mehrere Jahre geführt werden. Bei Speicherbuchführung sind sie für jeden Buchungstag auszudrucken.
(4) Der Bürgermeister bestimmt, welche weiteren Bücher geführt werden.
(1) Die Rückzahlung zuviel eingegangener Beträge ist bei den Einnahmen abzusetzen, wenn die Rückzahlung im selben Jahr vorgenommen wird, in dem der Betrag eingetragen ist oder wenn noch ein entsprechender Haushaltseinnahmerest besteht. In den anderen Fällen sind Rückzahlungen als Ausgaben zu behandeln.
(2) Die Rückzahlung zuviel ausgezahlter Beträge ist bei den Ausgaben abzusetzen, wenn die Rückzahlung im selben Jahr vorgenommen wird, in dem der Betrag ausgezahlt worden ist oder wenn noch ein entsprechender Haushaltsausgaberest besteht. In den anderen Fällen sind die Rückzahlungen als Einnahmen zu behandeln.
(3) § 13 Abs. 2 der Gemeindehaushaltsverordnung bleibt unberührt.
an jedem Tag, an dem Zahlungen bewirkt worden sind, am Schluß der Kassenstunden den Kassen-Istbestand und
für jeden Buchungstag (§ 27) unmittelbar nach Abschluß der Zeitbuchung den Kassen-Sollbestand
zu ermitteln und jeweils sofort in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Die Eintragungen sind von den an den Ermittlungen beteiligten Beamten oder Angestellten und vom Kassenverwalter zu unterschreiben.
(2) Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des Kassen-Istbestandes und des Kassen-Sollbestandes ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenfehlbetrag nicht sofort ersetzt, ist er zunächst als Vorschuß zu buchen; der Bürgermeister ist hiervon unverzüglich zu unterrichten. Ein Kassenfehlbetrag ist bei der Aufstellung der Jahresrechnung, wenn er länger als sechs Monate unaufgeklärt geblieben ist und Beamte oder Angestellte nicht haften, im Verwaltungshaushalt als Ausgabe zu buchen. Ein Kassenüberschuß ist zunächst als Verwahrgeld zu buchen. Bei der Aufstellung der Jahresrechnung ist er, wenn er länger als sechs Monate unaufgeklärt geblieben ist, im Verwaltungshaushalt zu vereinnahmen.
(3) Bei Kassen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Bürgermeister zulassen, daß wöchentlich nur ein Abschluß vorgenommen wird.
In bestimmten Zeitabständen, mindestens vierteljährlich, ist durch einen Zwischenabschluß des Zeitbuches und Sachbuches festzustellen, ob die zeitliche und sachliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen übereinstimmt. Auf Anordnung des Bürgermeisters kann von Zwischenabschlüssen abgesehen werden, wenn die zeitlichen und sachlichen Buchungen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.
(1) Das Zeitbuch und das Sachbuch sind zum Ende des Haushaltsjahres abzuschließen. Nach dem Abschlußtag dürfen nur noch Abschlußbuchungen (§ 47 Nr. 1) vorgenommen werden.
(2) Der buchmäßige Kassenbestand, die Kassenreste und die Haushaltsreste sowie ein Fehlbetrag sind nach der für die Zeit- und Sachbuchung vorgeschriebenen Ordnung in die Bücher des folgenden Haushaltsjahres zu übernehmen.
(1) Die Buchungen müssen durch Kassenanordnungen und Auszahlungsnachweise, ferner durch Unterlagen, aus denen sich der Zahlungsgrund ergibt (begründete Unterlagen) belegt sein. In den Fällen der §§ 8, 9 und 10 Abs. 2 Nr. 3 tritt an die Stelle der Kassenordnung die Bestätigung, daß die sachliche und rechnerische Richtigkeit bescheinigt worden ist (§ 11 Abs. 2 Sätze 2 und 3).
(2) Die Kassenanordnungen und die Auszahlungsnachweise sind nach der sachlichen Buchung zu ordnen.
(1) Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Soweit begründete Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.
(2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei Speicherbuchführung in ausgedruckter Form. Die Bücher und Belege sind fünf Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlußfassung über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute zählen zu den Belegen.
(3) Der Bürgermeister kann nach Anhörung der Prüfungsbehörde zulassen, daß Bücher und Belege auf Datenträger übernommen werden, wenn sichergestellt ist, daß der Inhalt der Datenträger mit den Originalen übereinstimmt und jederzeit lesbar gemacht werden kann. Die Datenträger sind nach den Absätzen 1 und 2 anstelle der Originale aufzubewahren.
(1) Läßt die Gemeinde nach § 60 der Kommunalverfassung den Zahlungsverkehr ganz oder zum Teil durch eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muß insbesondere gewährleistet sein, daß
Zahlungsanordnungen vor Übersendung an die erledigende Stelle registriert werden, wenn nicht die Beträge vorher zum Soll gestellt wurden,
die Zahlungsanordnung an die erledigende Stelle nicht unbefugt geändert werden können.
die erledigende Stelle
mindestens monatlich mit der Gemeindekasse abrechnet, wenn nicht eine unmittelbare Abrechnung mit einer anderen Stelle angeordnet ist,
die Auszahlungsnachweise für die einzelnen Auszahlungen der Gemeinde als Belege überläßt oder ihr schriftlich bestätigt, daß die Zahlungen auftragsgemäß geleistet worden sind: im letzteren Fall müssen die Auszahlungsnachweise von der erledigenden Stelle nach den für die Gemeinde geltenden Vorschriften aufbewahrt und für die Prüfungen bereitgestellt werden,
Angelegenheiten, die ihr durch die Erledigung der Kassengeschäfte zur Kenntnis gelangen, nicht unbefugt verwertet oder weitergibt,
im Falle eines Verschuldens für Schäden der Gemeinde oder Dritter eintritt und
den für die Prüfungen bei der Gemeinde zuständigen Prüfungsstellen Gelegenheit gibt, die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs an Ort und Stelle zu prüfen
(2) Die erledigende Stelle muß ihre Nachweise über die Ein- und Auszahlungen wie Vorbücher zum Zeitbuch der Gemeinde führen. Die Gemeindekasse hat die von der erledigenden Stelle angenommenen Einnahmen oder geleisteten Ausgaben zusammengefaßt in ihre Zeitbücher zu übernehmen und am Tage zu buchen, an dem die erledigende Stelle mit der Gemeindekasse abrechnet.
| * | § 37 - Abs. 1 geändert durch Verordnung vom 29. September 1995 - Abs. 1 geändert durch Verordnung vom 29. November 2001. |
Läßt die Gemeinde nach § 60 der Kommunalverfassung die Buchung der Einnahmen und Ausgaben ganz oder zum Teil von Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muß insbesondere gewährleistet sein, daß
die Belege vor der Übersendung an die erledigende Stelle registriert werden,
die Gemeinde sich durch Stichproben von der ordnungsgemäßen Erledigung der Buchungen vergewissert, und
der Gemeinde rechtzeitig die Tagesabschlüsse (§ 32), Zwischenabschlüsse (§ 33) und der Jahresabschluß (§ 34) übermittelt werden.
Im übrigen gilt § 37 Abs. 1 Nrn. 2 und 3 Buchstaben c) bis e) entsprechend.
| * | § 38 - geändert durch Verordnung vom 29. September 1995 - Satz 1 geändert durch Verordnung vom 29. November 2001. |
(1) Bei der Gemeindekasse und bei jeder ihrer Zahlstellen sind in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Kassenprüfung und eine unvermutete Kassenbestandsaufnahme vorzunehmen. Statt der unvermuteten Kassenbestandsaufnahme kann eine zweite unvermutete Kassenprüfung vorgenommen werden. Überwacht das Rechnungsprüfungsamt laufend die Kasse, kann von der unvermuteten Kassenbestandsaufnahme abgesehen werden.
(2) Beim Ausscheiden des Kassenverwalters ist eine Kassenprüfung vorzunehmen.
(3) Handvorschüsse sind mindestens jährlich einmal unvermutet zu prüfen.
(1) Durch die Kassenbestandsaufnahme ist zu ermitteln, ob der Kassen-Istbestand mit dem Kassen-Sollbestand übereinstimmt.
(2) Durch die Kassenprüfung ist ferner festzustellen, ob
der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbesondere die Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig eingezogen oder geleistet und Verwahrgelder und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind,
die Bücher ordnungsgemäß geführt werden, insbesondere die Eintragungen im Sachbuch denen im Zeitbuch entsprechen,
die erforderlichen Belege vorhanden sind und nach Form und Inhalt den Vorschriften entsprechen,
der tägliche Bestand an Bargeld und auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten den notwendigen Umfang nicht überschreitet,
die verwahrten Wertgegenstände und andere Gegenstände vorhanden sind und
im übrigen die Kassengeschäfte ordnungsmäßig und wirtschaftlich erledigt werden.
(3) Bei fremden Kassengeschäften kann von der Prüfung nach Absatz 2 Nr. 1 und 2 abgesehen werden, wenn die fremden Kassengeschäfte durch eine andere Stellen geprüft werden.
(4) Die Kassenprüfung umfaßt den Zeitraum seit der letzten Kassenprüfung; die Bücher und Belege einer abgeschlossenen Jahresrechnung können von der Prüfung ausgenommen werden.
(1) Über jede Prüfung ist ein Prüfungsbericht zu fertigen. Der Prüfungsbericht muß die Art und den Umfang der Prüfung angeben sowie die wesentlichen Feststellungen der Prüfung und etwaige Erklärungen von Mitarbeitern der Kasse hierzu enthalten.
(2) Dem Prüfungsbericht über eine Kassenprüfung oder Kassenbestandsaufnahme ist der Kassenbestandsnachweis beizufügen, der vom Kassenverwalter und von dem mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Beamten oder Angestellten zu unterschreiben ist.
(3) Unwesentliche Beanstandungen sind nach Möglichkeit im Verlauf der Prüfung auszuräumen; von ihrer Aufnahme in den Prüfungsbericht soll abgesehen werden. Ergibt die Prüfung wesentliche Beanstandungen, hat der Bürgermeister die erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen.
Diese Verordnung gilt für Sonderkassen entsprechend, soweit nicht durch Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmt ist.
Bei Anwendung der kaufmännischen Buchführung oder einer entsprechenden Verwaltungsbuchführung gelten die §§ 28 bis 31, 33 und 34 nicht. Der unbare Zahlungsverkehr und die Buchführung können einer anderen Stelle des für das Rechnungswesen zuständigen Geschäftsbereichs übertragen werden. Einnahmen können ohne Zahlungsanordnung angenommen werden; soweit Zahlungsanordnungen erforderlich sind, brauchen Buchungsstelle und Haushaltsjahr (auch Wirtschaftsjahr) nicht angegeben werden.
Der Bürgermeister kann wirtschaftlichen Unternehmen mit Sonderrechnung gestatten, in Fällen, in denen es verkehrsüblich ist, Wechsel zahlungshalber entgegenzunehmen und diskontieren zu lassen oder zur Erfüllung von Forderungen Dritter Wechsel auszustellen oder zu akzeptieren. Wechselverbindlichkeiten sind auf den Höchstbetrag der Kassenkredite für das Unternehmen anzurechnen.
Der Bürgermeister kann bestimmen, daß die Prüfungen der Sonderkassen durch eine beim Sondervermögen oder Treuhandvermögen eingerichtete Innenrevision vorgenommen werden.
Allgemeine Regelungen nach dieser Verordnung bedürfen der Schriftform.
Bei der Anwendung dieser Verordnung sind die nachfolgenden Begriffe zugrunde zu legen:
Abschlußbuchungen
die für den kassenmäßigen Abschluß und die Haushaltsrechnung sowie die Vermögensrechnung des abgelaufenen Jahres noch erforderlichen Buchungen einschließlich der Übertragungen in das folgende Jahr, ausgenommen die Buchungen von Einzahlungen und Auszahlungen von Dritten oder an Dritte einschließlich der Sondervermögen mit Sonderrechnungen;
Auszahlungen
die aus der Gemeindekasse oder Sonderkasse hinausgehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen (Nummer 7 Buchstabe c);
Bargeld
Euro-Münzen, Euro-Banknoten und fremde Geldsorten;
Einzahlungen
die bei der Gemeindekasse oder Sonderkasse eingehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen;
Kassenmittel
die Zahlungsmittel nach der Nummer 6 und die Bestände auf Konten der Gemeindekasse oder Sonderkasse mit Ausnahme der Geldanlagen ( § 44 Nr. 9 der Gemeindehaushaltsverordnung);
Zahlungsmittel
Bargeld, Schecks, Postschecks;
Zahlungsverkehr
unbare Zahlungen
die Überweisungen oder Einzahlungen auf ein Konto der Gemeindekasse oder Sonderkasse bei einem Kreditinstitut, Überweisungen oder Auszahlungen von einem solchen Konto und die Übersendung von Schecks oder Postschecks;
Barzahlungen
die Übergabe oder Übersendung von Bargeld; als Barzahlung gilt auch die Übergabe von Schecks oder Postschecks;
Verrechnungen
Zahlungen, die durch buchmäßigen Ausgleich zwischen Einnahmen und Ausgaben bewirkt werden, ohne daß die Höhe des Kassen-Sollbestands verändert wird (Aufrechnung, Verrechnung zwischen verschiedenen Buchungsstellen).
| * | § 47 Nr. 3 geändert durch Verordnung vom 29. November 2001. |
Diese Verordnung gilt für die Gemeinden und sinngemäß für die Landkreise, Ämter und Zweckverbände des Landes Mecklenburg-Vorpommern.
| * | § 48 geändert durch Verordnung vom 29. September 1995. |
Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft.
Schwerin, den 27. November 1991
Der
Innenminister
Dr. Georg Diederich